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Trello: ¿Cómo organizar portafolios de proyectos?

Trello, es una herramienta usada para el manejo de un proyecto y su sencillez ha generado su adopción por empresas de todos los tamaños.

Sin embargo, cuando se maneja más de un proyecto la herramienta ofrece un power-up denominado Big Picture que facilita gestionar portafolios. A continuación, los pasos para su instalación y uso:

Paso 1: Instalar BigPicture en tu tablero:

Nota: Al hacerle clic al boton de BigPicture por primera vez muchas personas, en las cuales me incluyo, figura un error “It seems you don’t like our cookies”. Para ello, se debe activar las cookies según el navegador que utilices, siguiendo los sencillos pasos descritos aquí: https://wiki.softwareplant.com/display/DOCUMENTATION/Unauthorized+in+BigGantt+Cloud

Paso 2: Selecciona el conjunto de proyectos que deseas gestionar:

Paso 3: Una vez instalado es muy sencillo de cambiarlo según como desees gestionar tus proyectos. Por ejemplo, puedes:

  • Agrupar por etiquetas
  • Cambiar colores a tareas
  • Establecer duraciones
  • Crear dependencias y borrarlas
  • Colocar un marcador como en Ms Project y cambiar la escala de tiempo

Cuando tenemos recursos compartidos entre proyectos, tener una vista a nivel de portafolio puede ayudarnos de gran manera. Con las configuraciones mostradas podemos, por ejemplo:

  • Visualizar días en los cuales un miembro del equipo tiene muchas tareas y en diferentes proyectos, lo cual nos permitirá modificar nuestra planeación y nivelar el esfuerzo.
    • Configurar la duración de tareas de manera sencilla y mapear dependencias entre tareas de diferentes proyectos del portafolio.
    • Validar si tenemos tareas vencidas dentro de la ruta crítica.

Las herramientas nos facilitan nuestras tareas y decisiones, sin embargo, considero importante seguir prácticas recomendadas adaptarlas a nuestra empresa y apoyarnos en las herramientas.

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