10 maneras de destruir una presentación

Debido a la pandemia por el COVID-19, muchas empresas migraron su modalidad de trabajo a remoto y la mejor forma de laborar en conjunto era mediante reuniones y las presentaciones fueron protagonistas para alinear la comunicación. Pero una historia mal contada o con poca estética puede hacer que perdamos a nuestro público y nuestras ideas no sean recepcionadas como deseamos.

Seleccioné 10 errores comunes que podrían arruinar presentaciones en PowerPoint, cinco de ellos desde un punto de vista del storyboard y los otras cinco desde el diseño.


1. Iniciar sin un análisis previo, sin estructura clara y sin objetivos


Usualmente tenemos muchas ideas, pero un tiempo restringido. Por ejemplo, así el tema sea el mismo, la estructura de nuestra presentación deberá cambiar si es para usuarios principiantes en tres horas de manera virtual, que si es para altos ejecutivos durante media hora de manera presencial.

Por ello, antes de entrar a PowerPoint, primero realiza un análisis previo: ¿De qué se trata?, ¿con qué finalidad?, ¿qué necesito?, ¿qué medios tengo?, ¿quiénes son mis destinatarios?, ¿de cuánto tiempo dispongo?, ¿qué plataformas podré usar?. Luego, ejecuta un análisis funcional que engloba la recolección de información y el desarrollo de dicha presentación. Definiendo temas como: descripción de los slides y sus limitaciones, apartados de la presentación y la documentación adicional que entregarás.


2. No mostrar la ruta de nuestra presentación


No te encuentras ni a mitad de tu presentación y alguien del público te pregunta constantemente por temas que corresponden a un par de slides después. El usuario puede sentirse perdido mientras avancemos en la presentación y se enfoquen más en saber en qué parte se encuentran, que en el contenido.

Iniciar haciendo un resumen de los temas que abordarás y los que no ayudará a dar contexto. Además, tambien puedes soportarte de un slide de índice.


3. Presentar diapositivas huérfanas, que parecen que salieron de otra presentación


Eres parte del público de una presentación y de pronto aparece una diapositiva que no tiene relación con el anterior slide o el siguiente y te quedas pensando cómo enlazarla y pierdes atención en el presentador. Para evitar ello, es importante que ninguna diapositiva quede huérfana, todas deben tener ilación entre todas .


4. Muchos presentadores contando las mismas historias


Tu equipo y tú acaban de terminar una presentación con un contenido excelente junto con un diseño increíble y se reparten 5 slides cada uno. Llega el momento de presentar y se dan cuenta que entre ustedes repiten ideas y que al darse pases no hay mucha coherencia en los cortes que seleccionaron. Evitemos ello, planificando las tareas de cada persona en el grupo y practicando previamente la secuencia de la historia que contarán.


5. Te hacen una pregunta sobre un tema anterior y te demoras 2 minutos en encontrar el slide en mención


El tema que vas a presentar te apasiona, lo dominas y podrías hablarlo por horas. De pronto, te realizan una consulta de un ítem que ya tocaste, quieres mostrar el slide donde lo mencionabas pero te toma 2 minutos encontrarlo. Usa la técnica de los tres clics, que significa que se puede acceder a cualquier parte de la presentación desde cualquier diapositiva en menos de tres clics, puedes apoyarte de diagramas de flujo o mapas de interactividad.


6. Utilizar muchos colores y letras


Como máximo debes usar 6 colores que funcionen bien juntos. Muchas veces es difícil encontrar la combinación, pero puedes apoyarte de webs como Colourlovers.

Como máximo debes usar 5 tipografias combinando sus colores y tamaños, evitando distorsionarlas para que puedan leerse claramente. Además, si es un tipo de letra poco común, es posible que si reproduces tu presentación en otro equipo no esté instalada y tendrá un aspecto diferente.

Mira este ejemplo que busca exagerar las combinaciones y resulta ser un distractor del contenido:


7. Colocar tantos objetos y textos como puedas en un slide


Dos conceptos básicos en la composición de una presentación son el:

  • equilibrio: aunque no existe la composición perfecta, ya que, depende de muchos otros factores. Todos los pesos deben estar compensados para conseguir equilibrio.
  • peso: tamaño y la posicion que ocupa el elemento con respecto a su entorno.

Considera que los elementos pequeños denotan debilidad o delicadez respecto a los fuertes, con lo que podemos variar para lograr la composicion deseada. También, al colocar un elemento en la derecha y abajo denotará seguridad, mientras que arriba y a la izquierda denotará ligereza.

Mira este ejemplo que busca exagerar una mala composición:


8. Transmitir una sensación de tensión por slides asimétrico


El equilibrio dentro de una presentación puede darse de manera:

  • simétrica: si dividimos la imagen en dos partes iguales, los elementos en cada una de ellos no destaca con respecto a los contenidos de la otra.
  • asimétrica: si dividimos la imagen en dos partes iguales, los elementos que aparecen en cada una de ellas no son los mismos

El equilibrio simétrico provoca una sensación de organización, mientras que el asimétrico una sensación de tensión o nerviosismo.

Puedes activar en el menú Vista las opciones de: ruler, gridlines y guides para apoyarte a haacer tu presentación simétrica. Para alinear elementos puedes ir al menú Formato y encontrarás una variedad de opciones para alinearlos.

Mira este ejemplo que busca diferenciar los tipos de equilibrios, ayudado de los gridlines y guides de PowerPoint:


9. Utilizar la peor calidad de imágenes


Necesitamos una imagen para reforzar nuestro potente mensaje, pero se estiró tanto que ya no se distingue y ni se eliminó el fondo blanco.

El formato más recomendado es por vectores porque se pueden escalar sin que la resolución de la misma se vea afectada. Entre las imágenes de mapa de bits la más recomendada es png, ya que manteniendo la transparencia no tiene el efecto de imágenes poco cuidadas como en formato gif. La mayoría de sitios web de imágenes y Google tienen filtros para que puedas seleccionar imagenes según su formato, no es necesario ser un diseñador para dominarlo. Y claro, recuerda respetar los derechos de autor en tus imágenes.

Mira este ejemplo donde no se usa el formato png y el logo al agrandarse perdió su calidad y el contraste con el fondo azul es poco estético.


10. Copiar y pegar de otras presentaciones sin hacer cambios…¡cero creatividad!


Cuentas con muchas ideas y estás próximo a “venderlas” a un potencial cliente. Abres PowerPoint y ves un slide en blanco. Queda poco tiempo para tu presentación, asi que tomas una presentación de hace un par de años, la copias y pegas.

Sabemos que nuestros tiempos son ajustados y el contenido es lo más importante, pero rétate a explotar tu creatividad, todos tenemos la capacidad de encontrar distintas alternativas originales.

Conocí muchos trucos de PowerPoint en el curso avanzado que dicta Structuralia y la OEA, de donde obtuve información que adapté para este post. ¿Te animas a contar en los comentarios otras maneras de destruir una presentación?.

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